Achats et réception des marchandises

Qui tient quel document

Quelqu’un émet un bon de commande avant l’arrivée du camion : article, quantité, unité et prix convenu. Quelqu’un réceptionne dans l’établissement : article, quantité, unité, état, qui a réceptionné et quand. La comptabilité, ou la même personne plus tard, rapproche la facture fournisseur de cette réception. Si l’une de ces personnes est un tableur, les trois documents divergent, et l’écart reste invisible jusqu’à ce que le coût matière soit faux.

AKLI est l’endroit où ces trois enregistrements se rejoignent. Ce n’est pas un logiciel de comptabilité générale. La facture que votre comptable paiera peut rester dans la comptabilité. La cuisine a besoin de la quantité reçue et du prix reçu, sinon la fiche technique et l’inventaire sont tous deux des suppositions. Le calcul chiffré d’une livraison incomplète est dans écarts d’achat et bons de réception.

Une livraison incomplète n’est pas une perte

Vous commandez 10 kg. Le camion livre 9 kg. La facture compte 10 kg. Le stock doit augmenter de 9 kg. Le kilo manquant n’a jamais été un ingrédient : il ne peut donc être ni une perte enregistrée, ni une consommation de fiche technique, ni un coût théorique. Enregistrer 10 kg rend les achats plus élevés que la marchandise que vous pouvez vendre, et le coût matière de la semaine monte alors que les cuisiniers n’ont rien fait de mal.

Le prix est un écart distinct. Si vous avez commandé à un prix et que le bon de livraison en indique un autre, le prix qui entre en stock est celui que vous paierez pour la quantité conservée. AKLI calcule le coût des fiches techniques au prix moyen pondéré : cette livraison fait donc bouger la moyenne au lieu de remplacer la fiche par le seul bon de réception. Voir le calcul du coût de revient. Ce qui se passe quand un prix fournisseur change en cours de période fait l’objet d’une note séparée. Si l’ancienne moyenne reste inchangée, le coût matière théorique paraît meilleur que les factures, et l’écart semble venir de la brigade.

Une livraison refusée (mauvaise température, colis endommagé) n’entre pas en stock. Si elle figure quand même sur la facture, c’est un litige jusqu’à l’arrivée d’un avoir. L’avoir appartient à la même période que la réception, sinon la clôture hebdomadaire du coût matière surestime les achats. La température à la réception est aussi un contrôle HACCP. Le relevé de ce contrôle relève du HACCP numérique, pas d’une note en marge de la facture.

• ✓Bon de commande avant l’arrivée du camion, avec le prix convenu
• ✓Bon de réception : quantité, unité, état, personne et heure
• ✓Facture rapprochée de la quantité et du prix reçus
• ✓Avoirs dans la période qu’ils corrigent
• ✓Coût des fiches techniques mis à jour au prix moyen pondéré à chaque livraison

Établissements, stock cible et caisse

Chaque établissement réceptionne dans son propre stock. Une cuisine centrale qui reçoit des denrées brutes et un point de vente qui reçoit un transfert ne vivent pas le même événement. Le transfert n’est pas une facture fournisseur. Il doit quand même être enregistré des deux côtés, au coût de la fiche technique : c’est la production centrale. Un stock cible qui vous dit quand commander doit refléter la consommation de cet établissement, pas une cellule copiée d’un autre site. La méthode est dans comment fixer les stocks cibles à partir de la consommation, et le calculateur de stock cible l’applique à un article.

Rien de tout cela n’exige une caisse d’une marque donnée. L’import des ventes est facultatif et séparé : un CSV ou un fichier de ventes de caisse peut déstocker les fiches techniques après coup. La caisse ne réceptionne pas le camion. AKLI ne remplace pas le logiciel de comptabilité. Foodics, Oracle Simphony, Marn et Sapaad sont des systèmes de caisse auxquels AKLI se connecte, via le connecteur de caisse d’AKLI. Voir les intégrations. Le détail du module est sur la page approvisionnements. Si l’outil que vous comparez est un classeur avec un onglet « Réceptions », le comparatif honnête est AKLI face à l’inventaire sur Excel.