إدارة المشتريات للمطاعم: أوامر الشراء وسند الاستلام

من يتولى كل مستند

يُصدر شخص أمر الشراء قبل وصول الشاحنة: الصنف، والكمية، والوحدة، والسعر المتفق عليه. ويستلم شخص في الفرع: الصنف، والكمية، والوحدة، والحالة، ومن استلم، ومتى. ثم يطابق قسم المالية، أو الشخص نفسه لاحقًا، فاتورة المورد مع هذا الاستلام. إذا كان أحد هؤلاء جدول بيانات، تبتعد المستندات الثلاثة عن بعضها، ولا يظهر هذا الابتعاد حتى تصبح تكلفة الطعام خاطئة.

AKLI هو المكان الذي تلتقي فيه هذه السجلات الثلاثة. وهو ليس دفتر الأستاذ العام. يمكن أن تبقى الفاتورة التي سيدفعها محاسبك في الدفاتر. أما المطبخ فيحتاج إلى الكمية المستلمة والسعر المستلم، وإلا فالوصفة والجرد كلاهما تخمين. حساب نقص التوريد بالأرقام في فروقات الشراء واستلام البضائع.

نقص التوريد ليس هدرًا

تطلب 10 كجم. تصل الشاحنة بـ 9 كجم. والفاتورة تحسب 10 كجم. يجب أن يزيد المخزون بـ 9 كجم. الكيلوغرام الناقص لم يكن مكونًا أصلًا، فلا يمكن أن يكون سطرًا في سجل الهدر، ولا استهلاكًا لوصفة، ولا تكلفة نظرية. تسجيل 10 كجم يجعل المشتريات أكبر من الطعام الذي يمكنك بيعه، فترتفع تكلفة الطعام للأسبوع مع أن الطهاة لم يخطئوا في شيء.

السعر فجوة منفصلة. إذا طلبت بسعر وأظهر إشعار التسليم سعرًا آخر، فالسعر الذي يدخل المخزون هو السعر الذي ستدفعه عن الكمية التي احتفظت بها. يحسب AKLI تكلفة الوصفات بمتوسط التكلفة المرجّح، لذلك يحرّك هذا التوريد المتوسط بدلًا من أن يستبدل بطاقة الوصفة بالإيصال وحده. راجع حساب تكلفة الوصفات. وما يحدث عندما يتغير سعر المورد في منتصف الفترة موضّح في مقال منفصل. إذا تركت المتوسط القديم كما هو، تبدو تكلفة الطعام النظرية أفضل من الفواتير، ويبدو الفرق خطأً من طاقم المطبخ.

التوريد المرفوض (درجة حرارة خاطئة، أو صندوق تالف) لا يدخل المخزون. إذا كان لا يزال في الفاتورة، فهو نزاع حتى يصل إشعار دائن. ينتمي إشعار الدائن إلى فترة الاستلام نفسها، وإلا فإن الإغلاق الأسبوعي لتكلفة الطعام يضخّم المشتريات. ودرجة الحرارة عند الاستلام هي أيضًا فحص من فحوصات HACCP. وسجل هذا الفحص مكانه HACCP الرقمي، لا ملاحظة على هامش الفاتورة.

• ✓أمر شراء قبل وصول الشاحنة، بالسعر المتفق عليه
• ✓إشعار استلام البضائع: الكمية، والوحدة، والحالة، والشخص، والوقت
• ✓مطابقة الفاتورة مع الكمية المستلمة والسعر المستلم
• ✓إشعارات الدائن في الفترة التي تصححها
• ✓تحديث تكلفة الوصفة من متوسط التكلفة المرجّح عند وصول التوريد

الفروع، ومستوى المخزون المستهدف، ونقاط البيع

يستلم كل فرع في مخزونه الخاص. استلام المطبخ المركزي لمواد خام واستلام المنفذ لتحويل ليسا الحدث نفسه. التحويل ليس فاتورة مورد. لكنه يحتاج إلى تسجيل الطرفين، بتكلفة الوصفة، وهذا هو المطبخ المركزي. ومستوى المخزون المستهدف الذي يخبرك متى تطلب يجب أن يعكس استهلاك ذلك الفرع، لا خلية منسوخة من موقع آخر. الطريقة في كيف تحدد مستويات المخزون المستهدفة من الاستهلاك، وحاسبة مستوى المخزون المستهدف تطبّقها على صنف واحد.

لا يتطلب أي من هذا نظام نقاط بيع (POS) من علامة معيّنة. استيراد المبيعات اختياري ومنفصل: يمكن لملف CSV أو ملف مبيعات من نقاط البيع أن يخصم المخزون وفق الوصفات بعد البيع. نظام نقاط البيع لا يستلم الشاحنة. ولا يحل AKLI محل نظام المحاسبة. يتصل AKLI بأنظمة نقاط البيع Foodics وOracle Simphony وMarn وSapaad عبر موصل نقاط البيع الخاص به. راجع التكاملات. تفاصيل الوحدة في صفحة المشتريات. وإذا كانت الأداة التي تقارن بها ملفًا فيه تبويب اسمه GRN، فالجدول الصادق هو AKLI مقابل المخزون على Excel فقط.