إشعار استلام البضائع: كيف توقف الفرق في المشتريات

الفرق في المشتريات هو الفرق بين ما طلبته، وما وصل، وما طُلب منك دفعه. إذا تجاوزت المستند الأوسط (إشعار استلام البضائع)، يقع الفرق في تكلفة الطعام ويبدو كأنه خطأ المطبخ. وحدة المشتريات في AKLI هي المكان الذي يجب أن يلتقي فيه أمر الشراء والاستلام والفاتورة.

ثلاثة مستندات

• –

  أمر الشراء: الصنف، والكمية، والوحدة، والسعر الذي اتفقت عليه، ويُرسَل قبل الشاحنة.

• –

  إشعار استلام البضائع: ما وصل فعلًا. الصنف، والكمية، والوحدة، والحالة، ومن استلمه، ومتى. إذا اختلف السعر في مذكرة التسليم، فسجّل السعر الذي ستُدخل به البضاعة إلى المخزون، لا السعر الذي تمنيت أنك طلبت به.

• –

  فاتورة المورد: ما يُطلب منك دفعه. طابقها مع الكمية المستلمة والسعر المستلم. إشعار الدائن يُسجَّل في الفترة نفسها التي فيها الاستلام الذي يصحّحه، وإلا كانت مشتريات الأسبوع خاطئة.

فرق الكمية هو الوحدات المطلوبة مقابل الوحدات المستلمة، مطروحًا منها ما رفضته. وفرق السعر هو السعر المستلم مقابل السعر المطلوب، على الكمية التي احتفظت بها فعلًا. الصنف المرفوض بسبب الجودة ليس مخزونًا. إذا وصلت فاتورته، فهو نزاع، وليس مكوّنًا تستخدمه الوصفة. والبديل (قطعة مختلفة أو حجم عبوة مختلف) هو SKU مختلف حتى يربطه أحدهم بالصنف. تسجيله على أنه الصنف الأصلي يفسد الجرد وتكلفة الوصفة معًا.

مثال محسوب لنقص في التوريد

مثال توضيحي، وليس نتيجة عميل. تطلب 10 كغ من الدجاج بسعر 28 ريال سعودي للكيلوغرام. أمر الشراء 280 ريال. تصل الشاحنة ومعها 9 كغ. والفاتورة تطلب 10 كغ بسعر 30 ريال للكيلوغرام، أي 300 ريال.

• –

  يجب أن يزيد المخزون 9 كغ، لا 10. الكيلوغرام الناقص لم يكن مكوّنًا أصلًا.

• –

  فرق السعر على ما احتفظت به: (30 − 28) × 9 = 18 ريال. إذا كانت هذه الـ 9 كغ هي كل مخزون هذا الصنف، فمتوسط التكلفة المرجّح 30 ريال للكيلوغرام. وإذا كان في المخزن مخزون أقدم، فالتوريد يغيّر المتوسط بدل أن يحل محله. هذه الحالة هي فرق السعر بعد تغيّر السعر في منتصف الفترة.

• –

  الكيلوغرام الإضافي في الفاتورة هو 30 ريال يجب ألا تسجلها كطعام. هو خطأ في الفاتورة حتى يصل إشعار دائن.

• –

  إذا أضفت 9 كغ إلى المخزون بسعر الطلب 28 ريال (252 ريال) وسجلت فاتورة 300 ريال كاملة، فالمشتريات تزيد على المخزون الذي أضفته بمقدار 48 ريال: 18 ريال فرق سعر على الـ 9 كغ التي احتفظت بها، زائد 30 ريال للكيلوغرام الذي لم يصل. وإذا قيّمت الـ 9 كغ بسعر الفاتورة 30 ريال (270 ريال)، فالفجوة الباقية هي الكيلوغرام الناقص فقط. في الحالتين، معاملة الكمية المفوترة كأنها مخزون تضخّم تكلفة الطعام، بينما لم يهدر المطبخ شيئًا.

تكلفة الطعام الفعلية تضع المشتريات في البسط: مخزون أول المدة + المشتريات − مخزون آخر المدة. المشتريات المضخّمة تضخّم تكلفة البضاعة المباعة. ستُظهر حاسبة تكلفة الطعام ذلك. لكنها لا تستطيع أن تخبرك أن الـ 48 ريال خطأ في الاستلام. إشعار استلام البضائع يستطيع.

كيف يُظن خطأً أنه هدر

التكلفة النظرية تفسّر فقط ما تقول الوصفات إنك بعته. الفجوة حتى تكلفة البضاعة المباعة الفعلية هي الفرق: الهدر، والحصص، والوجبات المجانية (الضيافة)، والجرد، والأوراق. هدر مسجل بقيمة 400 ريال مقابل فرق 4,000 ريال يعني أن 3,600 ريال ما زالت بلا تفسير. وجزء من هذا المبلغ يكون غالبًا توريدًا فُوتر ولم يُستلم، أو إشعار دائن مؤرخًا في الأسبوع التالي. تعامل مع سجل الهدر وسجل الاستلام كسجلين منفصلين. إجبار سجل الهدر على «تفسير» الفاتورة يجعل الرقمين بلا فائدة. هذا الفصل هو الهدر والفرق.

المطبخ المركزي والفروع

التحويل ليس فاتورة مورد، لكنه يحتاج إلى الانضباط نفسه. الفرع المنتِج يصرف كمية بتكلفة الوصفة. والفرع المستلم يستلم هذه الكمية. إذا سُجّلت جهة ولم تُسجَّل الأخرى، تنخفض نسبة تكلفة طعام وترتفع الأخرى بالبضاعة نفسها. احسب تكلفة الدفعة في المطبخ المركزي، وحوّل الصنف الصافي، ولا تحسب تكلفة المكونات الخام مرة ثانية في الفرع. هذا السجل هو المطبخ المركزي.

ما يسجله AKLI

أوامر الشراء، وتاريخ أسعار الموردين، واستلام البضائع، ومطابقة الفواتير موجودة في وحدة المشتريات. يحسب AKLI تكلفة الوصفات بمتوسط التكلفة المرجّح، فالتوريد الجديد يغيّر المتوسط، وتُعاد حساب الوصفات التي تستخدم المكوّن. لا شيء من ذلك يحتاج إلى نظام نقاط بيع (POS) محدد. استيراد المبيعات خطوة منفصلة واختيارية. تفاصيل الوحدة في المشتريات. ونموذج التشغيل (من يطلب، ومن يستلم، وما المسموح له بدخول المخزون) هو المشتريات واستلام البضائع. AKLI ليس نظامك المحاسبي. الدفاتر ما زالت تحتاج إلى الفاتورة التي سيدفعها فريق المالية. والتصدير بصيغة CSV أو Excel إذا أرادوا أرقام الفترة.