Bon de réception : comment mettre fin aux écarts d’achat

Un écart d’achat est une différence entre ce que vous avez commandé, ce qui est arrivé et ce qui vous a été facturé. Si vous sautez le document du milieu (le bon de réception), la différence tombe dans le coût matière et ressemble à un problème de cuisine. Le module achats d’AKLI est l’endroit où le bon de commande, la réception et la facture sont censés se rejoindre.

Trois documents

• –

  Bon de commande : article, quantité, unité et prix convenu, envoyé avant le camion.

• –

  Bon de réception : ce qui est réellement arrivé. Article, quantité, unité, état, qui l’a reçu et quand. Si le prix sur le bon de livraison diffère, enregistrez le prix auquel vous entrerez la marchandise en stock, pas celui que vous auriez voulu commander.

• –

  Facture fournisseur : ce qu’on vous demande de payer. Rapprochez-la de la quantité reçue et du prix reçu. Un avoir se rattache à la même période que la réception qu’il corrige, sinon les achats de la semaine sont faux.

L’écart sur quantité est la différence entre les unités commandées et les unités reçues, moins ce que vous avez refusé. L’écart sur prix est la différence entre le prix reçu et le prix commandé, sur la quantité que vous avez réellement gardée. Un refus pour qualité n’est pas du stock. S’il est facturé, c’est un litige, pas un ingrédient que la recette peut utiliser. Une substitution (une autre découpe, un autre conditionnement) est une autre référence tant que personne ne l’a rattachée. L’enregistrer comme l’article d’origine fausse à la fois l’inventaire et le coût de revient.

Une livraison incomplète, chiffrée

C’est une illustration, pas un résultat client. Vous commandez 10 kg de poulet à 28 SAR le kilo. Le bon de commande est de 280 SAR. Le camion arrive avec 9 kg. La facture compte 10 kg à 30 SAR le kilo, soit 300 SAR.

• –

  Le stock doit augmenter de 9 kg, pas de 10. Le kilo manquant n’a jamais été un ingrédient.

• –

  Écart sur prix sur la quantité gardée : (30 − 28) × 9 = 18 SAR. Si ces 9 kg sont le seul stock de cet article, le prix moyen pondéré est de 30 SAR le kilo. S’il reste du stock plus ancien en réserve, la livraison fait bouger la moyenne au lieu de la remplacer. C’est le cas traité dans écart de prix après un changement de prix en cours de période.

• –

  Le kilo en trop sur la facture, ce sont 30 SAR que vous ne devez pas comptabiliser en denrées. C’est une erreur de facturation jusqu’à l’arrivée d’un avoir.

• –

  Si vous entrez 9 kg en stock au prix commandé de 28 SAR (252 SAR) et comptabilisez la facture de 300 SAR en totalité, les achats dépassent le stock entré de 48 SAR : 18 SAR d’écart de prix sur les 9 kg gardés, plus 30 SAR pour le kilo jamais arrivé. Si vous valorisez ces 9 kg au prix facturé de 30 SAR (270 SAR), l’écart restant n’est que ce kilo manquant. Dans les deux cas, traiter la quantité facturée comme du stock surévalue le coût matière alors que la cuisine n’a rien gaspillé.

Le coût matière réel utilise les achats au numérateur : stock initial + achats − stock final. Des achats surévalués surévaluent le coût des marchandises vendues. Le calculateur de coût matière le montrera. Il ne peut pas vous dire que les 48 SAR viennent d’une erreur de réception. Le bon de réception, si.

Comment on le confond avec des pertes

Le coût théorique n’explique que ce que, d’après les fiches techniques, vous avez vendu. L’écart avec le CMV réel, ce sont les pertes, les portions, les offerts, les inventaires et les erreurs administratives. Des pertes enregistrées de 400 SAR face à un écart de 4 000 SAR signifient que 3 600 SAR restent sans explication. Une partie de ce montant est souvent une livraison facturée mais pas reçue, ou un avoir daté de la semaine suivante. Tenez le registre des pertes et le registre des réceptions séparément. Forcer le registre des pertes à « expliquer » la facture rend les deux chiffres inutiles. La séparation est décrite dans pertes et écarts.

Cuisine centrale et établissements

Un transfert n’est pas une facture fournisseur, mais il demande la même discipline. L’établissement producteur sort une quantité au coût de revient de la recette. L’établissement destinataire reçoit cette quantité. Si un côté est saisi et pas l’autre, un pourcentage de coût matière baisse et l’autre augmente, pour les mêmes marchandises. Chiffrez le lot à la cuisine centrale, transférez l’article obtenu, et ne rechiffrez pas les ingrédients bruts dans l’établissement. Ce suivi est décrit dans production centrale.

Ce qu’AKLI enregistre

Les bons de commande, l’historique des prix fournisseurs, les réceptions et le rapprochement des factures se trouvent dans le module achats. AKLI calcule le coût des recettes au prix moyen pondéré : une nouvelle livraison fait bouger la moyenne et les recettes qui utilisent l’ingrédient sont recalculées. Rien de cela n’exige une caisse particulière. L’import des ventes est une étape distincte et facultative. Le détail du module est sur achats. Le mode de fonctionnement (qui commande, qui réceptionne et ce qui a le droit d’entrer en stock) est décrit dans achats et réception des marchandises. AKLI n’est pas votre logiciel de comptabilité. La comptabilité a toujours besoin de la facture que votre service financier paiera. L’export se fait en CSV ou Excel s’il veut les chiffres de la période.