ملف المبيعات يجيب عن سؤال واحد: كم بعت من كل صنف. ولا يجيب عن سؤال: ما الذي خرج من المخزن. يستطيع AKLI أن يأخذ هذا الملف بصيغة CSV أو من خلال استيراد مبيعات نظام نقاط البيع (POS)، وأن يطابق الأسطر مع الوصفات حسب SKU، وأن يستخدم الكميات في تكلفة الطعام النظرية. يمكنك الإبقاء على جهاز نقاط البيع الحالي. Foodics وOracle Simphony وMarn وSapaad أنظمة نقاط بيع يتصل بها AKLI عبر موصّل نقاط البيع الخاص به. راجع التكاملات.
ما فائدة الملف
التكلفة النظرية = Σ (تكلفة وصفة الصنف × الكمية المباعة)
الكمية المباعة يجب أن تأتي من مكان ما. يمكنك كتابتها. يمكنك استيراد ملف CSV أو Excel. يمكنك استيراد ملف مبيعات من نقاط البيع. الطرق الثلاث اختيارية، ولا تشترط أي منها تغيير جهاز نقاط البيع. هذه الحدود مكتوبة في التكاملات وفي استيراد مبيعات نقاط البيع. أما التكلفة المكتوبة على زر في القائمة دون مخزون وراءها، فهي موضوع المقارنة في AKLI مقابل حساب التكلفة في نقاط البيع وحدها.
طابق SKU، أو لا تطابقه
- –
SKU في سطر البيع وSKU في الوصفة هما النص نفسه. المسافات وحرف زائد في النهاية لهما أهمية.
- –
الإضافة التي ليست وصفة مستقلة (صلصة إضافية، بدون بصل) يجب ألا تصبح خصمًا ثانيًا من المخزون، إلا إذا كانت لديك وصفة لها.
- –
الوجبة المجمّعة التي تُسجَّل تحت SKU واحد تحتاج إلى وصفة لهذا SKU، أو إلى ربط مكتوب. تخمين المكونات في نهاية الشهر ليس مطابقة.
- –
السطر غير المطابَق يبقى غير مطابَق. هو قائمة يجب إصلاحها. وليس تكلفة نظرية، ولا يخصم المخزون.
مثال توضيحي، وليس نتيجة
ملف ليوم واحد فيه ثلاثة أسطر. هذه الأرقام مثال توضيحي، لتتمكن من التحقق من القاعدة. ليست بيانات عميل لدى AKLI.
- –
رمز SKU هو BURGER-01، والكمية المباعة 40، وتكلفة الوصفة 8 ريال سعودي. مطابَق. التكلفة النظرية 320 ريال. يُخصم المخزون حسب وصفة البرغر 40 مرة.
- –
رمز SKU هو SOUP-02، والكمية المباعة 10، وتكلفة الوصفة 4 ريال. مطابَق. التكلفة النظرية 40 ريال.
- –
رمز SKU هو STAFF-MEAL، والكمية المباعة 6، ولا توجد وصفة بهذا SKU. غير مطابَق. التكلفة النظرية من هذا السطر 0 ريال. ولا يتحرك المخزون بسببه.
التكلفة النظرية من الملف 360 ريال، وليست 360 ريال زائد ما تظن أن وجبات الموظفين استهلكته. وجبات الموظفين الست ما زالت طعامًا خرج من المطعم إذا حُضّرت من المخزون. تظهر في تكلفة الطعام الفعلية، من الجرد، حتى يربط أحدهم SKU أو يسجّل الاستهلاك. هذه الفجوة هي تكلفة الطعام النظرية مقابل الفعلية.
الملف ليس الإغلاق
الخصم يفسّر ما تقول الوصفات إنك بعته. أما تكلفة الطعام الفعلية فما زالت مخزون أول المدة زائد المشتريات ناقص مخزون آخر المدة، مقسومًا على مبيعات الطعام للأيام نفسها. يمكنك إضافة الرقم النظري إلى حاسبة تكلفة الطعام. لكنك ما زلت تحتاج إلى الجرد. ترتيب العمل الأسبوعي في كيف تغلق تكلفة الطعام للأسبوع. والتحكم في تكلفة الطعام هي صفحة المنتج للاحتفاظ بالرقمين، لكل فرع.
طابق ملف المبيعات مع الوصفات
حوّل ملف مبيعات مُصدَّرًا إلى كميات مباعة مقابل الوصفات، وأبقِ الأسطر غير المطابَقة خارج تكلفة الطعام النظرية.
- صدّر فترة واحدة. استخدم البداية والنهاية نفسيهما في الجرد والفواتير. ملف مبيعات يمتد يومًا بعد الجرد هو أسبوع مختلف عن إغلاق تكلفة الطعام.
- افصل مبيعات الطعام عن المشروبات. إذا كانت النسبة لإدارة المطبخ، فلا تُدخل مبيعات المشروبات في المقام. وتكلفة العمالة لا مكان لها في الملف أصلًا.
- طابق حسب SKU. كل سطر مبيع يحتاج إلى SKU نفسه الموجود في الوصفة، أو في صنف القائمة الذي يشير إلى وصفة. الاسم المتشابه ليس مطابقة.
- اترك الأسطر غير المطابَقة كما هي. SKU غير المطابَق لا يخصم المخزون ولا يدخل في التكلفة النظرية. ربطه بطبق قريب يخفي الفجوة.
- اقرأ التكلفة النظرية، لا الفعلية. الكمية المباعة مضروبة في تكلفة الوصفة هي تكلفة الطعام النظرية. أما تكلفة الطعام الفعلية فما زالت تأتي من مخزون أول المدة والمشتريات ومخزون آخر المدة. الملف لا يحل محل الجرد.
أسئلة يطرحها مديرو المطاعم
ماذا يخبرك ملف المبيعات؟
يجيب ملف المبيعات عن عدد ما بعته من كل صنف. ولا يجيب عما خرج من المخزن. والكمية المباعة مضروبة في تكلفة الوصفة هي تكلفة الطعام النظرية.
ماذا يحدث لرمز صنف (SKU) غير مطابق؟
رمز الصنف غير المطابق لا يخصم المخزون ولا يدخل في التكلفة النظرية. وربطه بطبق قريب يخفي الفجوة. فالاسم المشابه ليس تطابقًا.
هل يحل ملف المبيعات محل الجرد؟
لا. تكلفة الطعام الفعلية ما زالت مخزون أول المدة زائد المشتريات ناقص مخزون آخر المدة، مقسومة على مبيعات الطعام للأيام نفسها. والخصم من المخزون وفق الوصفات يوضح ما تقول الوصفات إنك بعته. ولا بد أن تجرد.